Писать объяснительные приходится в разных ситуациях — в школу, колледж, правоохранительные органы, но чаще всего с этим документом сталкиваются работники, когда начальство требует дать пояснения по совершенному дисциплинарному проступку или бездействию. Сотрудника нельзя привлечь к мерам взыскания без истребования объяснения, но отказ не препятствует руководству издать приказ о выговоре, замечании или даже увольнении.

Когда сотрудника заставляют объяснять в письменной форме, почему он опоздал, и он выдумывает различные причины, порой курьезные и забавные, то возникает недоумение — зачем это делать и не является ли такая практика старомодной. В действительности объяснительная записка — одно из условий для наказания работника.

Для чего нужна

В современный ТК России практика письменных объяснений проступков, связанных с выполнением работы, перекочевала из Кодекса законов о труде 1971 года. В ТК РФ норме посвящена ст. 193 с указанием порядка и сроков требования работодателем записки.

Объяснительная нужна для использования к сотруднику дисциплинарных мер, таких как:

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение.
  • Первые 2 вида санкций не имеют материальных последствий для подчиненного, а играют психологическую роль, но даже для их применения начальник сначала требует пояснение ситуации.

    Справочно! Ни замечание, ни выговор не вносятся в трудовую книжку, в отличие от награждений.

    Работодатель может истребовать документ устно или письменно — в зависимости от установленной в компании корпоративной этики и отношений.

    Правила оформления объяснительной записки

    Фото: образец требования представить объяснительную

    Если прошло 2 рабочих дня, а виновник не предъявил бумагу, то об этом составляется соответствующий акт.

    Правила оформления объяснительной записки

    Фото: образец акта о непредставлении объяснительной

    Например, в пятницу начальник попросил подчиненного составить документ с разъяснением допущенного проступка. Если до конца вторника просьба не будет исполнена, руководитель вправе переходить к следующей мере.

    Затем в течение 1 месяца работодатель издает приказ о замечании, выговоре или увольнении по статье. В срок не входит периоды больничного, отпуска и дни ожидания мнения профсоюза.

    На заметку! Сотрудник может обжаловать приказ работодателя в трудовой инспекции или комиссии по спорам.

    Как оформляется

    В ТК РФ и иных нормативно-правовых актах России нет конкретных указаний на то, как должна выглядеть объяснительная. Достаточно, чтобы она соответствовала общим стандартам документоведения:

  • изложение в деловом стиле от первого лица — без разговорной и ненормативной лексики;
  • достоверность, полнота и сжатость текста;
  • логичность и последовательность.
  • Локально-нормативными актами (ЛНА) фирмы может быть предусмотрена собственная форма, поэтому придется придерживаться ее. Если же установленного образца нет, то составляется произвольно с разделами:

  • «шапка» — кому, от кого;
  • тело — сам текст;
  • перечень приложений — по желанию автора;
  • подпись и дата.
  • Готовый документ передается руководителю напрямую или через канцелярию (секретаря, помощника). Последний изучает пояснения сотрудника и принимает решение о применении дисциплинарных санкций или оставлении ситуации без них. Если взыскание будет назначено, об этом издается соответствующий указ с приложением копии объяснительной в качестве доказательства соблюдения ст. 193 ТК РФ.

    Правила оформления объяснительной записки

    Фото: образец приказа об объявлении выговора

    Справочно! Многие современные компании уходят от практики объяснительных, считая их устаревшим методом воздействия на персонал.

    Так, например, в фирме «КРОК-инкорпорейтед» не истребуются такие документы, т.к. они противоречат установленному в компании этикету, где в приоритете служебное доверие и конструктивный диалог между начальниками и подчиненными. Об этом рассказала зам. гендиректора корпорации Полина Хабарова журналу Life.

    Примеры распространенных ситуаций

    Объясняться нужно в случае совершения проступка: провинности или бездействия, повлекшего нарушение служебной или рабочей дисциплины. Источниками таковой являются:

  • трудовое законодательство;
  • правила внутреннего распорядка компании;
  • контракт между конкретным сотрудником и работодателем с дополнительными соглашениями;
  • должностные инструкции и т.д.
  • Правила оформления объяснительной записки

    Фото: образец объяснительной

    Частые нарушения в этой сфере:

  • опоздание;
  • неявка на работу;
  • ошибки и неприемлемое поведение при исполнении служебных задач;
  • неисполнение обязанностей.
  • Приложение доказательств своих слов — отличный способ сохранить или установить доверительные отношения с начальством. Но обязанность их представлять не предусмотрена, это добровольное действие.

    Таблица 1. Примеры объяснительных записок

    Документ для скачивания
    1 О причине опоздания
    2 Об отсутствия на работе
    3 Об ошибке при выполнении обязанностей
    4 О невыполнении должностных обязанностей
    5 О причине ДТП  в ГИБДД

    Источник: составлено автором

    Иногда объяснения включают подробности личных проблем. Стоит ли о них рассказывать или ограничиться краткой фразой «в связи с усталостью и семейными трудностями», решает каждый сотрудник самостоятельно, оценивая корпоративную культуру в фирме и отношения с руководителем.

    Правила оформления объяснительной записки

    Фото: о допущении ошибки

    Писать пояснения нужно не только работодателю, но иногда и другим лицам и ведомствам. Так, при совершении административного правонарушения тоже может потребоваться объяснительная.

    Правила оформления объяснительной записки

    Фото: в отделение МВД

    Часто организациям в лице главбуха и индивидуальным предпринимателям нужно давать объяснения в органы ФНС России.

    Правила оформления объяснительной записки

    Фото: в налоговую

    При уголовном или судебном разбирательстве бланк пишется в таком же формате.

    Примечание! При составлении текста важно указывать точные данные — даты, время, имена и т.д., что повысит правдоподобность документа.

    В случае отказа

    Физлицо, в соответствии со ст. 193 ТК РФ, вправе не давать пояснений. В этом случае руководитель составляет акт об отказе и далее может применить дисциплинарную санкцию — наличие или отсутствие записки неважно. Но для перехода к санкциям необходимо предложить работнику объясниться.

    Хранение

    Сроки сохранности различных документов утверждены в специальном Перечне № 558 от 25 августа 2008 года, разработанном Минкультуры России.

    В соответствии с ним в отношении объяснительных действуют правила хранения:

  • по ст. 665 документы, не входящие в личные дела (ЛД) работников, — 5 лет;
  • по ст. 656 вошедшие — 75 лет.
  • Чаще всего письменные объяснения, какой бы тематики они ни были, вкладываются в ЛД трудящегося, а значит, будут храниться согласно ст. 656 Перечня.

    Как быстро и правильно писать объяснение, показано в видеоролике:

    Понравилась статья?

    Нет 0 Средне 0 Да 0
    Источник

    Сейчас читают:  Новая форма реестра обязательств банка перед вкладчиками